Secrétaire direction des études F/H
Descriptif de l'organisation
Situé dans la vallée du Grésivaudan, à 10km de Grenoble, l’école des pupilles de l’air est le lycée de l’armée de l’air. Acteur du plan d’égalité des chances, cet établissement public sous tutelle du ministère de la Défense accueille plus de 700 élèves, principalement des internes.
Au sein de la direction des études, l’agent est placé sous l’autorité du proviseur et du proviseur adjoint.
Il assure seul le secrétariat du proviseur et proviseur adjoint ainsi que celui de la direction des études.
Il est en charge d’accueillir et d’orienter l’ensemble des interlocuteurs de la Division des études.
Descriptif des missions
Accueil téléphonique et orientation des appels;
Accueillir, installer et renseigner les nouveaux personnels de direction, d’enseignement et d’éducation, les élèves et les parents ;
Réceptionner, gérer et enregistrer le courrier postal dans le cahier chrono, et les courriers électroniques de la boite académique et intradef ;
Préparer différents documents : notes de service, états statistiques,… ;
Saisir dans « Pronote » et « emploi du temps » des absences et des remplacements, en collaboration avec le personnel de direction ;
Gérer les rendez-vous du proviseur et du proviseur adjoint, parents/enseignants et parents/conseillère d’orientation ;
Saisir des ordres de mission des agents de la direction des études lors de sorties scolaires ou de déplacements ;
Saisie des demandes d’accès au site de l’EPAE, les demandes d’enquête de sécurité ;
Mettre à jour la documentation réglementaire de la direction des études, ses procédures et l’organisation de l’archivage et du partage ;
Préparation de la rentrée des classes : rédaction et édition du bulletin de rentrée, organisation, accueil ;
Demander de prestations de denrées pour diverses manifestations (pré-rentrée des enseignants, sorties de classes, examens scolaires à l’extérieur, ...)
Apporter un soutien administratif aux enseignants lors de la préparation de voyages scolaires à l’étranger ;
Rechercher et saisir des données lors du contrôle interne, pour la direction des études, en collaboration avec le proviseur et proviseur-adjoint ;
Accompagner le personnel de direction dans les autres établissements ou au rectorat en période d’examen (récupération des sujets,...).
Profil recherché
Expérience exigée en secrétariat de direction.
Process de recrutement
- Si vous êtes sélectionné(e) vous serez reçu(e) en entretien par l’employeur et éventuellement le service des ressources humaines.
- Vous serez à l’issue de cet entretien informé(e) par l’employeur des suites données à votre candidature.