SECRETAIRE F/H
Descriptif de l'organisation
Le Service Infrastructure de la Défense (SID) est l’opérateur référent pour la construction, la maintenance et l’entretien du domaine immobilier du Ministère des Armées et pour l’achat d’énergie.
L’Établissement du service d’Infrastructure de la Défense d’Ile de France (ESID IdF), assure cette mission sur le périmètre de la région Ile de France. Il s’articule autour de six unités d’infrastructure (USID) : Vélizy-Villacoublay, Versailles, Paris, Creil Montlhéry et Arcueil ainsi que de trois divisions (Plan, Gestion du patrimoine et Investissements), d’un service achats infrastructure et de différents services de soutien de proximité (Ressources Humaines, moyens généraux, prévention et maîtrise des risques, …).
Au sein de l’USID de Creil, le titulaire du poste assure la mise en forme, l’enregistrement et la diffusion des documents écrits. Il gère les communications téléphoniques. Il effectue quotidiennement la situation de prise d’armes et tient à jour les classeurs de notes permanentes.
Descriptif des missions
Activités principales :
Ø Réceptionner et gérer les appels téléphoniques
Ø Enregistrer le courrier Arrivée et Départ sur le logiciel référent (L-Nacre) et assurer la transmission et la mise à disposition de l’information (messagerie NEMO)
Ø Contrôler et diffuser les divers documents (courriers, notes)
Ø Assurer le suivi des arrêts maladie du personnel civil
Ø Rédiger divers documents (courriers, notes)
Ø Traiter les ordres de missions sur FD@ligne
Ø Contribuer à l’assistance logistique du personnel (avis de visite, demande de prestations diverses
Activités annexes :
Ø Accueillir et accompagner les visiteurs
Ø Assurer les tâches nécessaires au fonctionnement quotidien
Ø Exploiter et mettre à jour la documentation nécessaire au fonctionnement du secrétariat
Ø Gérer le planning d’emploi du pool auto de l’USID
Ø Assurer la suppléance du correspondant RH lors de son absence
Ø Apporte son soutien dans les activités de cohésion
Ø Veiller à la bonne exécution quotidienne de la SPA sur l’application HOROQUARTZ
Ø Assurer l’affichage des communications du SID et du MINARM
Conditions d’emploi :
· Établissement multi-sites
· Permis B souhaité / Déplacements à prévoir
· Poste soumis à enquête administrative
· Pas de télétravail
Profil recherché
Diplômé(e) d’un CAP ou BEP dans le domaine (secrétariat), vous maîtrisez les normes et les réglementations applicables au métier.
Organisé(e), rigoureux(se) et méthodique, vous avez développé également de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles.
Proactif(ve), vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service et votre autonomie.
Compétences requises :
- Etre organisé et méthodique
- Posséder les méthodes d’intervention en service social
- Savoir travailler en équipe
- Techniques de secrétariat
- Savoir s’adapter
- Savoir s’exprimer à l’écrit
- Être proactif et force de proposition
- Savoir protéger le secret
- Savoir mettre en œuvre les techniques de secrétariat
Process de recrutement
- Si votre candidature est présélectionnée, vous serez contacté(e) par téléphone pour apprécier vos attentes et motivations.
- Si vous êtes sélectionné(e) après cette première étape, vous serez reçu(e) en entretien par l’employeur et éventuellement le service des ressources humaines.
- Vous serez à l’issue de cet entretien informé(e) par l’employeur des suites données à votre candidature.